Процес збору музейних експонатів і включення їх до музейної колекції здійснюється відповідно до міжнародних музейних стандартів, розроблених Міжнародною радою музеїв (МРМ). Музейні колекції створюються за типами експонатів, серед яких є особисті речі, фотографії та документи (щоденники, особисті записи, листи). Міжнародні процедури у музейній галузі було адаптовано відповідно до потреб та особливостей Музею воєнного дитинства.
Протоколи, процедури та документи для збору, каталогізації, архівування і демонстрації музейних об’єктів було розроблено на основі Кодексу музейної етики Міжнародної ради музеїв і Керівних принципів опису музейних предметів CIDOC: інформаційні групи та категорії.
Усі особи, які дарують Музею предмети або документи, отримують примірник договору, що містить: короткий опис предмета, дату, ім’я і підпис особи, яка прийняла цей предмет від імені Музею, а також ім’я і підпис особи, яка подарувала цей предмет Музею.
Цей документ створюється в трьох примірниках: один з них отримує учасник (особа, яка дарує предмет), а два інших залишаються в Музеї.
