Ми шукаємо проєктного(у) та адміністративного(у) асистентів(ок).
До команди Музею воєнного дитинства запрошуємо відповідальних, уважних до деталей і проактивних людей, які хочуть долучитися до реалізації музейних проєктів.
Про музей
Музей воєнного дитинства — незалежна інституція, що документує досвіди людей в Україні, на чиє дитинство вплинула чи продовжує впливати війна. Основа архіву музею — історії російсько-української війни. Крім того, музей записує історії людей, які були дітьми під час Другої світової війни та інших воєнних конфліктів. Предмети з колекції та повʼязані з ними історії експонуються на виставках в Україні та за кордоном. Мета музею — зробити публічний наратив війни інклюзивнішим, щоб усі могли розповісти свої історії.
Адміністративний(а) асистент(ка)
Обовʼязки:
Документообіг
- збір та впорядкування фінансових і адміністративних документів в т.ч. за грантовими проєктами;
- організація та підготовка документів для донорської звітності;
- підготовка та організація підписання договорів зі штатними працівниками та підрядниками;
- ведення електронного архіву та структурування документів на Google Drive;
- адміністрування документів пов’язаних із відрядженнями.
Операційна підтримка офісу
- ведення обліку та поповнення витратних матеріалів, робочого обладнання, візитівок тощо;
- організація базових офісних процесів, технічної підтримки та взаємодії з сервісними підрядниками;
- забезпечення відповідності адміністративних процесів вимогам грантодавців.
Командні процеси
- участь в онбордингу та офбордингу працівників (технічна організація);
- координація внутрішніх командних активностей (командних зустрічей, ретритів);
Навички та досвід:
- досвід роботи у організаціях, які працюють із грантовим фінансуванням в адміністративній, офісній або проєктній підтримці від 1 року;
- розуміння базових принципів документообігу та донорської звітності, закупівель;
- відмінні організаційні навички та здатність працювати з великим обсягом інформації та у кількох паралельних треках;
- увага до деталей, самостійність і вміння структурувати процеси;
- впевнений користувач Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar);
- вільне письмове та усне володіння українською, володіння англійською не нижче рівня B1.
Проєктний(а) асистент(ка)
Обовʼязки:
Планування заходів
- асистування у плануванні та організації заходів, зустрічей, виставок та освітніх воркшопів (онлайн та офлайн);
- підтримка команди у підготовці та проведенні активностей та подій;
- організація та координація внутрішніх командних подій (ретрити, тренінги тощо).
Логістика проєктів
- координація логістичних деталей проєктних активностей та командних процесів відповідно до затверджених планів і таймлайнів;
- забезпечення своєчасної комунікації та взаємодії з підрядниками та постачальниками (модератори виставок, поліграфія тощо), погодження задач, термінів і ТЗ.
Зустрічі та наради
- комунікація з командою, партнерами організації та залученими спеціалістами щодо проєктних задач;
- підтримка підготовки зустрічей із партнерами проєкту, стейкхолдерами та внутрішньою командою;
- асистування у веденні нотаток із нарад, фіксації наступних кроків та підготовці матеріалів.
Підтримка проєкту
- ведення трекінгу проєктних активностей та використання інструментів моніторингу й оцінки (MEL);
- збір, аналіз, систематизація та первинна перевірка даних і матеріалів (списки активностей, учасників, матеріали подій);
- асистування у підготовці інформації для проєктних пропозицій, наративної звітності та внутрішніх презентацій.
Навички та досвід:
- вільне письмове та усне володіння українською, володіння англійською не нижче рівня B1;
- досвід участі у реалізації проєктів у сфері культури, освіти, громадського сектору або суміжних напрямів від 1 року (стажування/волонтерство враховується);
- розуміння базових принципів проєктної роботи та координації процесів;
- сильні комунікаційні навички та вміння працювати з кількома стейкхолдерами одночасно;
- вміння структурувати інформацію, працювати з дедлайнами та самостійно організовувати свою роботу;
- увага до деталей і здатність підтримувати робочі процеси;
- впевнений користувач Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar) та Zoom;
- зареєстрований ФОП або готовність до його реєстрації;
- досвід роботи з месенджером Slack, системою управління проєктами Asana є перевагою.
Умови роботи
- повна зайнятість;
- змішаний формат роботи. Офіс музею знаходиться в центрі Києва;
- корпоративне навчання, можливості професійного розвитку;
- можливі відрядження Україною та за кордон.
📩 Надсилайте резюме та мотиваційний лист на пошту info.ukraine@warchildhood.org з темою листа: «Адміністративний(а)/Проєктний(а) асистент(ка) у Музей воєнного дитинства» до 2 лютого.
До 6 лютого ми повідомимо відібраних кандидатів про дату інтерв’ю. Співбесіди пройдуть онлайн 9-13 лютого. Початок роботи очікується з кінця лютого.
